Go to comments ↓ 2010年01月04日 - Home » 效率提升

拒绝混乱：Gmail的邮件存档和过滤技巧

Gmail使用好几年了，但在以前，我只是将它当成Google服务的登陆帐户+一个普通的邮箱来用。然而花点时间去研究Gmail使用技巧，会发现它无比强大。

介绍Gmail使用教程的文章很多，无需我多说。

这里只是总结一下A.shun使用中的一些心得，毕竟知识累积和回顾是博客的主要目的之一。

像大多数人那样，A.shun主要用Gmail来接收：各种服务的注册信息、博客、论坛等的回复通知、订单&付款，还有就是资料备份和偶尔发下邮件，算不上重度用户。

谈不上能把Gmail的功能都摸透，但自己能用上的可以算是比较熟练了。最喜欢的就是Gmail的过滤器、标签和自动存档功能，这些有助于效率的提升。在此分享下使用Gmail对邮件进行存档和过滤器设置方法。

本文很基础，但是管用。

Gmail使用技巧

及时清空Inbox

Inbox应该视作一个待处理列表，而不是档案柜。

这其实是常识问题，很多Email的设计都是如此。由于我比较懒，把这个真正付诸实践还是没多久前的事情。然而习惯一旦养成，获益良多。

Inbox的条目比较少的好处是明显的：

有效提高Gmail加载速度。

版面简洁，避免混乱。

Gmail把存档按钮（Archive）放在最明显的位置，也就是这个道理。

Gmail邮件存档

存档之后的邮件不会出现在Inbox中（相当于其他邮箱的移出收件箱），可以在标签中看到，没有应用标签的也可以通过搜索或者在#All中找到。

自动存档

Email本身就有非即时性。很多邮件并不需要马上查看，比如说Twitter的Follow信息，来自论坛的帖子回复通知，一些推送的文章。让它们出现在Inbox，如果开了Gtalk或者其他邮件通知的工具会导致提示频繁，从而影响了精神的集中，无论是工作还是娱乐都不爽。（不提示的话又难以及时处理重要邮件）

我们可以在过滤器中设置自动存档和应用标签。

邮件自动存档

跳过Inbox就是将文章自动存档：

不会出现在Inbox中则不会有明显的通知。

可以大量减少阅读后手动存档的操作。

经过过滤器被自动存档的占了大部分，再加上Gmail自身的特性：会把相同主题的邮件叠加在一起。Inbox默认显示50封邮件。对于我来说，足够了。

及时的处理Inbox的邮件，以不让它出现翻页，这是A.shun每天的任务。看起来像是没事找事，但实际上却提高了效率。

此习惯对各种邮箱均适用，但是Gmail强大的过滤器让其更为得心应手。

过滤器和自定义标签

标签（Label）比起文件夹的优势我就不再赘述了。主要的一点就是一个邮件可以应用多个标签。

Gmail标签

过滤器（Filters）也是几乎所有邮箱都有的，但是Gmail的格外强大，能支持布尔字符，处理方式也很多。

简单设置就能使用过滤器对邮件进行应用标签、存档、转移、标记为垃圾邮件等等。

建议在实验室中启用彩色标签，更能一目了然。
标签可以使用中文和符号，但是在地址栏显示有点丑，不推荐。另外，字母大小写是有一定区别的。

使用以收件人为主要条件的过滤器

然而，要通过包含字符和发件人进行过滤，还是难免有漏网或误判。A.shun有段时间用过接近30个过滤器，依然觉得很混乱。so，利用Gmail自身的特点，使用收件人作为过滤条件为主，则不会产生这种情况。

对于任何给定的用户名，Gmail 只允许进行一次注册。注册一个用户名后，无论该用户名是否包含额外的句点或大写字母，其他任何人都无法注册相同的用户名；这些用户名都归您所有。

详见:Gmail的帮助。这个特性不止有效的避免了误发，也给我们带来了极大的方便。

Gmail邮箱地址的三种类型：

1.根据大小写字母不同

Google可以通过收件人的大小写不同作为过滤条件，但是大多数邮箱都是无视大小写的，比如说QQmail，因此也有一些发送email通知的服务是无视大小写的。所以此路不通。

2.根据圆点 (.) 的数量和位置

如：abc@gmail.com和a.b.c@gmail.com
加一两个点就可以让Gmail分身，以用来使用不同的服务。然而过多的点会导致输入麻烦，管理混乱。

3.用户名后添加“+”号，并在“+”号添加任意字符串

abc+自定义@gmail.com
使用加号的最容易区分，而且是无限多的。但无奈，很多地方不支持这类型的地址，特别是国内流行的论坛程序：PHPWind和Discuz!。Phpbb和 vBulletin则是支持的。这招比较适合用在Blog、Twitter。

so，我是加“.”和“+”都用，相互补充。

Gmail收件人地址

比如说，一些wp的数据库备份插件，我们可以设置发送到abc+backup@gmail.com，自动归档和应用标签。

使用收件人作为过滤条件为主，包含字符或者发件人为辅的的过滤器才是王道。

总结

定时清理Inbox，该存档的存档，该删除的删除。可以使用移至标签（Move To）来辅助整理。

需要及时处理的邮件应用标签后让它出现在Inbox以便能够接到通知，其他的一律存档。

要注意的是，既然标签不是文件夹且优于文件夹，那么把它当文件夹用是一种浪费。

当然，Gmail的应用不只是这么简单，很多强大的功能，如Pop3（我的主要Gmail接收着另外5个邮箱的邮件）、转发（重要邮件备份）、自定义快捷键、多收件箱、工作表
有机会再继续探讨Gmail使用心得。欢迎指教。

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